Ik snapte eerst ook niks van die kleuren

Twee jaar geleden hoorde ik voor het eerst over Lean Six Sigma belts en dacht: wat is dit voor karate gedoe? Yellow, Orange, Green – het klonk als een kinderfeestje. Mijn manager zei dat ik een Yellow Belt moest halen en ik had geen flauw idee waar ik aan begon. Nu, na alle drie de niveaus gedaan te hebben, kan ik je vertellen dat het helemaal niet zo ingewikkeld is. Maar wel totaal anders dan ik verwachtte. Yellow Belt is voor mensen zoals ik was – gewoon iemand op kantoor die wel eens ergernissen wil oplossen. Orange Belt is voor als je serieus bent geworden en echte projecten wilt aanpakken. Green Belt is voor als je de baas wilt spelen en grote veranderingen doorvoeren. Lean People had me vooraf moeten waarschuwen dat het verslavend werkt – eenmaal begonnen wil je steeds meer leren. Mijn Lean Six Sigma Yellow Belt training was het begin van een reis die ik nooit had verwacht.

Yellow Belt is gewoon beginnen met nadenken

Mijn eerste training was best intimiderend. Ik zat in een zaaltje met twintig andere mensen die er veel slimmer uitzagen dan ik. Maar de trainer zei iets wat me geruststelde: “Jullie hoeven geen ingenieurs te zijn, jullie moeten gewoon nieuwsgierig zijn.” En dat was ik wel. Waarom duurde het altijd zo lang om een simpel rapport te maken? Waarom waren we constant documenten kwijt? Waarom kregen klanten altijd verkeerde informatie? Yellow Belt leerde me dat die irritaties een naam hebben – verspilling. En dat je er systematisch wat aan kunt doen. Ik leerde DMAIC kennen, maar niet als ingewikkelde theorie. Gewoon: definieer je probleem, meet wat er gebeurt, analyseer waarom, verbeter het, en zorg dat het zo blijft. Mijn eerste project was uitzoeken waarom onze printers constant kapot waren. Klinkt saai, maar het leverde ons twee uur per week op die we niet meer kwijt waren aan technische problemen.

Orange Belt was een hele stap groter

Na een jaar Yellow Belt deed mijn baas een voorstel waar ik nog steeds van baal – hij wilde me Orange Belt training laten doen. Ik zei ja zonder te weten waar ik aan begon. Orange Belt is namelijk heel anders dan Yellow Belt. Bij Yellow doe je kleine dingetjes in je eigen hoekje. Bij Orange moet je echt projecten leiden en met andere mensen samenwerken. Mijn eerste project was het verbeteren van onze klachtenafhandeling. Dat betekende niet alleen meten hoe lang het duurde, maar ook uitzoeken waarom klanten ontevreden waren, met verschillende afdelingen praten, en nieuwe procedures bedenken. Ik moest ineens vergaderingen leiden met mensen die veel hoger in de hiërarchie stonden dan ik. Best eng eigenlijk. Orange Belt training geeft je gelukkig ook tools voor dat soort situationen – hoe je weerstand overkomt, hoe je mensen enthousiast maakt, hoe je data presenteert zodat anderen het snappen. Het project duurde vier maanden en we reduceerden klachtentijd van gemiddeld acht dagen naar drie dagen.

Green Belt maakte me verantwoordelijk voor echte resultaten

Green Belt training is echt niet te onderschatten. Ik dacht dat het gewoon Orange Belt met wat extra theorie was. Fout. Green Belt betekent dat je verantwoordelijk bent voor projecten die echt geld kosten of opleveren. Mijn certificatieproject ging over het optimaliseren van onze complete orderverwerking – van klant belt tot product wordt geleverd. Dat was een project van tien maanden met een team van acht mensen uit vijf verschillende afdelingen. Ineens moest ik budgetten beheren, aan het management rapporteren, en zorgen dat een heel proces werd omgebouwd. De druk was echt anders – bij Yellow Belt mocht ik experimenteren, bij Orange Belt moest ik resultaten halen, bij Green Belt hing er een businesscase aan vast die klopte. We moesten bewijzen dat we minimaal honderdduizend euro per jaar gingen besparen. Lukte gelukkig ook, maar ik heb er wel wat grijze haren van gekregen. Green Belt training duurt ook veel langer – een heel jaar met regelmatige trainingsblokken.

Hoeveel tijd het echt kost en wat je krijgt

Laat ik eerlijk zijn over wat je eraan kwijt bent. Yellow Belt is makkelijk – twee dagen training en een klein project dat je naast je gewone werk doet. Kostte me misschien een uurtje per week extra. Orange Belt wordt serieus – twee weken training verspreid over drie maanden, plus een project dat je echt tijd kost. Ik was er ongeveer een dag per week mee bezig. Green Belt is echt een investering – zes weken training verspreid over een jaar, plus een project dat soms voorrang krijgt boven je normale werk. Mijn baas moest me deels vrijstellen omdat het anders niet te doen was. Maar de beloning stijgt ook. Na Yellow Belt kreeg ik wat meer interessante klussen. Na Orange Belt werd ik projectleider voor verbeterinitiatieven. Na Green Belt werd ik team lead met een behoorlijke salarisverhoging. Het is niet dat je automatisch promotie krijgt, maar het helpt wel enorm bij sollicitaties en interne doorgroei. Onze onderneming waardeert mensen die problemen kunnen oplossen in plaats van alleen maar klagen.

Wat voor problemen je per level aanpakt

Dit verschil merkte ik pas achteraf goed. Als Yellow Belt pakte ik dingen aan die mezelf irriteerden. Waarom was mijn computer zo traag? Waarom duurde het inplannen van vergaderingen altijd zo lang? Waarom maakte ik constant dezelfde fouten in Excel? Kleine ergernissen die samen best veel tijd kosten. Orange Belt was groter – problemen die meerdere mensen of afdelingen raakten. Waarom waren onze offertes altijd te laat? Waarom hadden we zoveel terugkomende vragen van klanten? Waarom liepen onze projecten structureel uit? Green Belt ging over echte bedrijfsproblemen. Waarom verliezen we klanten aan concurrenten? Waarom zijn onze kosten hoger dan vergelijkbare bedrijven? Waarom duurt het zo lang om nieuwe medewerkers productief te krijgen? Op de werkvloer zie je het verschil ook – Yellow Belts zijn bezig met hun eigen werkplek efficiënter maken, Orange Belts verbeteren hele processen, Green Belts veranderen hoe de organisatie werkt.

Begin klein en bouw langzaam op

Mijn advies? Begin met Yellow Belt, ook al denk je dat je wel meer aankunt. Ik zie te vaak mensen die meteen Green Belt willen doen en dan vastlopen omdat ze de basis missen. Yellow Belt lijkt misschien simpel, maar het legt de fundatie voor alles wat komt. Je leert hoe je systematisch problemen aanpakt, hoe je data gebruikt in plaats van gissingen, en hoe je verbeteringen borgt. Dat heb je allemaal nodig bij Orange en Green Belt. Pak het rustig aan – Yellow Belt naast je gewone werk, dan Orange Belt als je daar klaar voor bent, en Green Belt alleen als je echt leidinggevende ambities hebt. En wees eerlijk tegen jezelf over hoeveel tijd je ervoor hebt. Ik heb collega’s zien beginnen aan Orange Belt terwijl ze het al druk genoeg hadden, en dat wordt gewoon niets. Maar als je het goed aanpakt en de tijd neemt, opent het echt deuren. Ik was twee jaar geleden gewoon een kantoormedewerker die zich ergerde aan inefficiëntie. Nu leid ik verbeterprojecten en word ik gevraagd om advies over processen. Best cool eigenlijk.